企業の採用担当者とメールのやりとりをするときは、どんなことに気をつけたらいいのかな？気をつけたいポイントをまとめたので、就職活動を進めるときの参考にしてみてね。
企業にメールを送るときには、宛先を間違えないよう正確に入力しよう。1文字でもアドレスが間違っていると届かないから、ダブルチェックをするのが大切なんだ。
企業から案内メールにそのまま返信しても届かない場合があるよ。送られてきたメール本文の最後などに記載されたメールアドレスを確認してから送信するようにしよう。
また、宛先のメールアドレスは最後に入力するのがおすすめだよ。本文を作成している途中で誤送信してしまうのを防げるんだ。
メールのタイトルが空欄だと迷惑メールフォルダに入ってしまうことがあるよ。企業にメールを送るときは内容がわかりやすい件名をつけるようにしよう。
「ご連絡」「要確認」といった件名は内容がわかりにくく、混乱のもと。「○○への応募について／△△△△（氏名）」など、本文の内容と自分の名前を記載するとわかりやすいよ。返信の場合なら、元の件名を残し、自分の名前を付け加えるのがおすすめなんだ。
メール本文には宛名を入れるようにしよう。誰宛てメールなのかわかるよう、「企業・病院・薬局の名前」「部署名」「氏名」を順番に、省略せずに記載するのが大切だよ。株式会社を「（株）」と省略して記載するのは避けたほうが良いよ。部署名には「御中」、氏名には「様」をつけるのを忘れないようにしてね。
メールの本文には「拝啓」や「時候の挨拶」などは必要ないよ。その代わりに、どんな用件のメールなのかが伝わる挨拶文をはじめに記載しよう。
応募の動機やオファーメールへのお礼などを盛り込むと、就職への意欲も伝えられて効果的だよ。工夫すれば自分PRにもつながるけど、あまり長くなってしまうと逆効果。簡潔でわかりやすい内容にすることが大事なんだ。句読点や改行をうまく使って、読みやすい文面に仕上げよう。
本文の最後には、署名を記載するのがマナーだよ。「氏名・大学・学部・学科・連絡先(住所、電話番号、E-mailアドレス)」を明記し、自分が何者かを伝えるようにしよう。ビジネスメールのテンプレートのなかには絵文字やイラストなどの装飾がされたものもあるよね。でも、就職活動では、なるべくシンプルで必要最低限の情報を盛り込んだものを選ぶのが安心だよ。
学生にとって、仲間との連絡手段はSNSであることも多いから、カジュアルな言葉遣いに慣れているよね。メールを送ることそのものに戸惑う人も多いんじゃないかな？でも、ビジネスで使用するメールでは、敬語を使うのが基本なんだ。企業へメールを送るときには、敬語はもちろん、相手のことを考えた丁寧な言葉遣いをするのが大切だよ。
企業の採用担当者は、たくさんの業務を抱えていて、そのなかで時間を調整して説明会や面接をおこなっているんだ。だから、採用担当者から連絡をもらったときには、相手の状況を考えて早めの返信を心がけようね。返信が遅れると参加枠が埋まってしまい、説明会などに参加できなくなることもあるよ。なるべく24時間以内に返信するようにしよう。
メールでの連絡のメリットは、いつでも送受信できるところ。だけど、タイミングを考えて送信しないと、相手に迷惑がかかってしまうことがあるよ。企業の採用担当者のなかには、会社のメールアドレスから携帯電話にメールが転送されるよう設定している人もいるんだ。その可能性も踏まえて、深夜や早朝にメールを送信するのは避けよう。
面接後のお礼メールは、選考においては必須ステップではないよ。でも、面接担当者に改めて思いを伝えたいときもあるよね。そんなときは、お礼メールを送ってみよう。選考は面接の内容を重視して進むものだけど、お礼メールが採用担当者の目に留まることで印象に残ったり、他の候補者より良い印象を与えられたりすることもあるんだ。
面接の当日または翌日までに、用件を簡潔にまとめて送るのがおすすめだよ。誤字脱字に気をつけて、最後にチェックするのも忘れずにね。