企業・病院・薬局の採用担当者と電話をするときにはどんなことに気をつけたらいいのかな？電話をかけるとき・受けるときのポイントや電話対応の注意点など、就職活動での電話対応のマナーについてまとめたよ。
電話をかけるときは、相手と自分の声がしっかり聞き取れ、話に集中できる場所を選ぼう。伝えたいことを簡潔に話せるよう事前に準備しておくのも大切だよ。要点や質問事項などをあらかじめ書き出しておこう。日時、場所、名前、連絡先など、会話の中で出てきた重要なポイントは必ずメモしたうえで復唱するといいよ。
また、月曜日の午前中は、企業・病院・薬局にとって業務で忙しい時間帯なので、電話をかけるのは避けようね。一般的に「始業時間：8時半～10時」「昼休み：11時～13時」「終業時間：17時～18時」が目安なので、これらの時間を避けるようにしよう。
本題に入る前に「今、お時間よろしいでしょうか？」といった確認の言葉をはさむのを忘れずにね。
電話を受けるときは、できるだけ3コール以内で出るようにし、出るのに時間がかかったときは「お待たせいたしました」などのひと言を添えよう。
まず「○○大学の△△です」というふうに名乗ってから相手の用件を聞くと、丁寧な印象を与えられるよ。電話の最後には「ご連絡ありがとうございました」とお礼を述べるようにしよう。緊張するだろうけど、落ち着いて応対するように心がけてね。
就職活動中は、知らない電話番号から電話がかかってくることが増えるけど、その都度きちんと出るようにしよう。大事なチャンスを逃さないようにね。留守番電話サービスを活用するのもおすすめだよ。
また、周囲の音が気になる場所や電波の悪いところで電話がかかってきた場合は、事情を相手に伝えたうえで自分からかけ直そうね。
電話をかけ直す前に、まずはメモとペンの用意を。会話の内容を書き留められるようにしておくんだ。電話がつながったら、「大学名・学年・名前」を名乗ったうえで、折り返しの電話であることを伝えよう。「先ほど○○様よりお電話をいただきましたのでご連絡いたしました。○○様はいらっしゃいますか？」という感じだよ。
採用担当者が電話に出たら、電話に出られなかったことをまずお詫びしてから話すようにするといいよ。
企業・病院・薬局などに電話をかけるときは、相手側が都合の良さそうな時間帯を選ぶようにしよう。始業後すぐのタイミングやお昼の休憩時間、終業間近の時間帯は避けるのがベターなんだ。午前中なら10時～11時半、午後なら13時半～17時頃を目安にしてね。15時頃なら業務が落ち着いていることも多いようだよ。
電話をかけるときは静かな場所を選ぶのも大切だよ。騒がしい場所や電波の悪いところで電話をすると、何度も聞き返すことになってしまい、相手に失礼なんだ。
また、周りの人の迷惑になってしまう場所で電話するのも避けよう。電車やバスの中では電話に出ないこと。降りてから静かな場所に移動し、かけ直すのがマナーだよ。
電話をかける前には、必ずメモ帳（スケジュール帳）や筆記用具、必要な資料を手元に準備しよう。電話をかける相手の氏名・部署などを再確認するのも忘れずに。用件を箇条書きにまとめ、相手からの返答を書くスペースも用意しておくといいよ。
会話の途中で携帯電話の充電が切れた…なんてことにならないよう、電池残量もしっかり確認しておいてね。
用件が済んだら、「お忙しいところ、どうもありがとうございました」とひと言添えるようにしよう。相手は仕事の手を止めて電話をしてくれていることを忘れないようにね。
お礼を伝えて挨拶をした後は、相手が切るのを待って電話を切るようにしよう。用件が終わったからといって、すぐにこちらから切ってしまわないようにしてね。